Avis relatif à l'utilisation de l'agent conversationnel - L'assistant virtuel Laurier

1. Objet

Cet avis décrit les politiques et les pratiques de protection des renseignements personnels appliquées par la Ville de Mont-Laurier (ci-après la « Ville ») en lien avec ce service (ci-après le « Service »).

2. Renseignements personnels recueillis

Les renseignements qui concernent une personne physique (ci-après l’« Usager ») et qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, sont des renseignements personnels (« RP »).

Le Service ne requiert, ne collecte ni ne conserve aucun RP non fourni volontairement par l’usager.

3. Intercepteur de données et filtrage des renseignements personnels

Un intercepteur de données est intégré au Service afin de protéger la vie privée des usagers. Ce mécanisme agit comme un filtre entre l’usager et l’intelligence artificielle.

Dès qu’un renseignement personnel est détecté, il est automatiquement hachuré et supprimé, de sorte qu’aucune donnée personnelle n’est transmise à l’intelligence artificielle.

Les types de renseignements protégés par cet intercepteur incluent notamment :

• Nom
• Prénom
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Âge
• Numéro civique
• Code postal
• Numéro d’assurance sociale
• Numéro de permis de conduire du Québec
• Numéro d’assurance maladie du Québec
• Numéro de carte de paiement
• Mot de passe

Ce mécanisme vise à renforcer la protection des données et à minimiser tout risque lié à la divulgation accidentelle d’information sensible.

4. Informations générales recueillies

Les informations qui ne concernent pas l’usager et ne permettent pas de l’identifier sont considérées comme des informations générales (« IG »).

Le Service collecte uniquement les IG fournies volontairement, de manière explicite, par l’usager durant son utilisation du Service.

5. Utilisations et conservations

La Ville collecte et utilise les IG pour :

• Analyser les requêtes citoyennes;
• Optimiser le service au citoyen.

Les IG collectées sont conservées conformément à l’Avis relatif à la protection des renseignements personnels (ci-après « PRP ») et sont accessibles seulement aux membres du personnel de la Ville qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Les IG sont accessibles en temps réel pour les membres autorisés pendant 30 jours. Elles peuvent ensuite être conservées sur demande pendant un maximum de 365 jours.

6. Consentement explicite

L’utilisation du Service requiert un consentement explicite fourni par l’usager. En acceptant les termes du présent avis, l’usager s’engage à ne pas fournir volontairement de renseignements personnels, que ce soit à propos de lui-même ou d’autrui.

7. Limitation de responsabilité de la Ville à l’égard des RP

Grâce au mécanisme d’interception des données, aucun renseignement personnel n’est transmis à l’intelligence artificielle. Toutefois, dans le cas où un RP serait volontairement fourni par un usager et ne serait pas intercepté pour une raison technique ou contextuelle, la Ville ne peut en aucun cas être tenue responsable de la conservation ou du traitement de ce renseignement.

8. Limitation de responsabilité de la Ville à l’égard des réponses fournies

Le Service analyse et traite les données municipales mises à sa disposition afin de répondre aux requêtes et demandes de l’usager.

Les réponses fournies peuvent être inexactes ou incomplètes. Elles sont données à titre informatif seulement.

L’usager est invité à vérifier l’information auprès de sources officielles ou à contacter directement la Ville pour toute question nécessitant une réponse exacte ou officielle.

La Ville décline toute responsabilité pour les erreurs ou omissions dans les réponses fournies par le Service et pour toute action entreprise sur la base de ces réponses.